Van productlijst naar webshop in een paar stappen

Een webshop begint bij uw producten. Zet klaar wat u al heeft:

• een lijst van uw producten, of een catalogus

• beelden van elk product

• uw prijzen en de voorraad die u bijhoudt

• hoe u verzendt, en welke betaalwijzen u wilt aanbieden

• uw voorwaarden en uw retourbeleid

• de naam van uw boekhoudpakket, als u er een gebruikt

Ontbreekt er iets, dan is dat niet erg. U weet dan wat u eerst moet maken.

1. Maak één schone productlijst. Alle producten, in een tabel.

2. Kies uw categorieën. Hoe zoekt een klant?

3. Schrijf de teksten en verzamel de beelden.

4. Beslis over verzending, betaling en retouren.

5. Laat de webshop bouwen of richt hem in.

6. Voer de producten in.

7. Test met bestellingen.

8. Ga live en volg de eerste bestellingen.

De eerste vier stappen kunt u alleen doen, nog voordat u een partner of platform kiest. Ze maken een offerte scherper. Hoe een project in het algemeen verloopt, leest u in het stappenplan voor een website laten maken.

Werk in één tabel, met één rij per product of per variant. Zet in de kolommen:

• een eigen code per product, zoals een artikelnummer, die nooit twee keer voorkomt

• de naam, zoals een klant hem kan zoeken

• de omschrijving

• de categorie

• de prijs. Kies met of zonder btw, en noteer welke het is

• de voorraad, als u die bijhoudt

• de bestandsnamen van de beelden

• de eigenschappen, zoals maat, kleur, materiaal of gewicht

• de variant: elke variant krijgt een eigen rij met een eigen code, prijs en voorraad

Ruim daarna op. Gebruik overal dezelfde spelling en dezelfde eenheden, haal producten weg die u niet meer verkoopt en verwijder dubbele regels. Houd één gegeven per cel: staat er in een cel "rood of blauw", dan zijn het twee varianten die elk een rij nodig hebben.

Dat komt voor en het is geen probleem, maar het kost werk voordat u begint.

• Een pdf. Tekst uit een pdf laat zich vaak slecht kopiëren: kolommen lopen door elkaar en regels breken af. Vraag uw leverancier eerst dezelfde gegevens in een tabel. Lukt dat niet, typ ze dan over en controleer een paar regels op goed geluk.

• Een spreadsheet. Let op samengevoegde cellen, een tabblad per categorie, meerdere producten in één cel en kleuren die iets betekenen. Een rode regel voor een product dat uitverkocht is, gaat verloren zodra u de gegevens verplaatst. Zet dat in een kolom.

Vraag bij elke partner hoe de producten in de webshop komen en wie dat doet.

Nee. Heeft u een lange lijst, dan hoeft u niet te wachten tot elk product perfect is. Begin met de producten die het meest verkopen, en breid uit zodra u ziet wat werkt. Zo blijft de start overzichtelijk, ook in prijs.

Wel is het verstandig om voor die eerste groep de hele keten af te maken: een schone rij, goede teksten en beelden, een afgesproken verzending en een geteste bestelling. Een kleine webshop die volledig klopt, is beter dan een grote met gaten.

Begin bij uw klant, niet bij uw magazijn. Een paar regels helpen:

• Gebruik de namen die klanten zelf gebruiken en niet uw interne termen.

• Houd het kort en ondiep, want te veel keuzes kunnen klanten laten afhaken.

• Geef elk product één hoofdcategorie. Past een product ergens anders ook, dan lost een filter dat vaak beter op dan een tweede plek.

• Scheid categorie en eigenschap. De categorie zegt wat het is, een filter zegt welke maat of kleur het heeft.

• Voeg categorieën samen waarin maar één product zit.

Controleer het met een eenvoudige proef: laat iemand die uw shop niet kent drie producten zoeken en kijk waar hij eerst klikt.

Een klant kan een product niet vasthouden. De tekst moet de vragen beantwoorden die hij anders per mail zou stellen.

• Begin met wat het is en voor wie.

• Zet feiten als lijst: afmetingen, materiaal, onderhoud, wat er in het pakket zit.

• Gebruik bij elk product dezelfde volgorde, zodat klanten producten kunnen vergelijken.

• Schrijf alleen wat u kunt waarmaken, ook over maten en kleuren.

• Geef een korte omschrijving en een uitgebreide, als u veel te vertellen heeft.

Welke feiten bij een productpagina horen en waarom de zichtbare tekst ze zelf moet noemen, leest u in productpagina's die zoekmachines begrijpen.

• Eén duidelijk hoofdbeeld per product.

• Extra beelden voor details, gebruik en afmetingen.

• Eén vaste stijl: dezelfde achtergrond, dezelfde hoek, dezelfde verhouding. Dat maakt een overzicht rustig.

• Een beeld per variant als het product er anders uitziet.

• Bestandsnamen die bij uw lijst passen, bijvoorbeeld de code van het product.

Gebruik alleen beelden waarvoor u toestemming heeft. Dat geldt ook voor foto's van leveranciers: vraag het na.

Deze keuzes liggen vast voordat u bouwt, want ze bepalen hoe de kassa werkt.

• Verzending. Naar welke landen verstuurt u, met welke vervoerder, en wat kost het? Een vast bedrag, naar gewicht of naar bestelbedrag? Kan een klant afhalen? Wat vermeldt u over de levertijd?

• Betaling. Welke betaalwijzen wilt u aanbieden? Online betalingen verlopen via een betaalprovider, de partij die de betalingen verwerkt. Beslis ook wat er gebeurt als een betaling mislukt of wordt afgebroken, en hoe u terugbetaalt.

• Retouren. Binnen welke periode kan een klant retourneren, en wie betaalt de verzending? Leg het vast in uw voorwaarden en laat die nakijken door iemand die er verstand van heeft.

• Mails. Welke mails krijgt een klant na zijn bestelling, bijvoorbeeld bij ontvangst en bij verzending?

• Boekhouding. Vraag uw boekhouder welke gegevens hij nodig heeft, en in welke vorm.

Bij synqo verkoopt u met productbeheer en bestellingen, op dezelfde snelle basis als uw website. U beheert producten en bestellingen zelf. U voert de producten zelf in via het productbeheer, of u bezorgt ze in een andere vorm. Hoe ze in de webshop komen en wie dat doet, staat in uw offerte.

Breng uw lijst mee, ook als ze nog niet schoon is. Hoe concreter ze is, hoe scherper de offerte. Wat een webshop bij ons inhoudt, leest u op de pagina webshops, en waar de prijs van afhangt in wat kost een webshop laten maken.

Bestel zelf, als klant, en doe dat met opzet ook fout. Vraag uw betaalprovider naar een testmodus, zodat u kunt proberen zonder dat er geld wordt afgeschreven.

• Bestel een gewoon product, een product met een variant en een product dat uitverkocht is.

• Probeer elke verzendzone en elke betaalwijze, ook een betaling die mislukt of die u afbreekt.

• Gebruik een kortingscode, als u er heeft.

• Controleer de mails: komen ze aan, bij wie, en klopt de tekst met de bestelling?

• Bestel ook op een telefoon.

• Kijk in het beheer: staat de bestelling er, en klopt de voorraad?

• Doe een retour en kijk hoe u dat als beheerder ziet.

Laat daarna iemand anders bestellen, iemand die de shop niet kent. Zo vindt u de plekken waar een klant vastloopt en u het niet meer ziet.

Een webshop is nooit af. Prijzen veranderen, producten verdwijnen en nieuwe komen erbij. Daarom helpt het als uw lijst een bron blijft:

• Beslis waar u wijzigt: in het beheer van de webshop, en niet ook nog in uw oude spreadsheet. Twee lijsten lopen vroeg of laat uit de pas.

• Bepaal wie prijzen en voorraad aanpast, en wie nieuwe producten toevoegt.

• Gebruik dezelfde codes en dezelfde namen als in uw boekhouding of voorraad, zodat een bestelling altijd naar een bekend product wijst.

• Bewaar een kopie van uw oorspronkelijke lijst. U heeft haar nodig als u later van webshop wilt veranderen.

Wie producten heeft, heeft daarmee nog geen webshop nodig. Verkoopt u maar een paar dingen, uniek werk of enkel op bestelling, dan kan een website met uw aanbod en een aanvraagformulier volstaan. De klant meldt zich, en u komt terug met een prijs en een levertijd. Dat vraagt meestal geen voorraadbeheer, kassa of verzendregels.

Een webshop past beter wanneer klanten zelf en zonder vragen kunnen bestellen, omdat uw producten een duidelijke omschrijving en een vaste prijs hebben, en wanneer u zelf de verzending en de retours kunt opvolgen.

Heeft u een lijst, een pdf of een spreadsheet, dan kunt u er al mee beginnen. Neem het mee naar het gratis verkennend gesprek en vertel wat u verkoopt, hoe u het nu bijhoudt en hoe u verzendt. Het hoeft niet af te zijn. Zit u ergens mee, zeg het dan gerust al in dat eerste gesprek. Of een webshop bij u past, bekijken we samen. Daarna stellen we een voorstel op waarin staat wat u nodig heeft en wat kan wachten. Wilt u verder, dan volgt een offerte met een vaste prijs waarin staat wat er gebouwd wordt en wat niet.