Welk webshopplatform kiest u als u groeit?

Een webshop hoeft niet te verhuizen omdat hij ouder wordt. Overweeg het als u merkt dat het platform uw werk niet meer draagt. Dat zijn de signalen:

• U werkt voortdurend om het platform heen: een handeling die u dagelijks doet, kost meerdere stappen of een aparte lijst.

• Een aanpassing die u nodig heeft, kan niet, of alleen met een uitbreiding die weer eigen beperkingen heeft.

• De kosten stijgen sneller dan wat de shop oplevert, of u kunt ze niet meer voorspellen.

• Een koppeling die u nodig heeft, bijvoorbeeld met uw boekhouding, uw voorraad of uw verzending, bestaat niet of werkt slecht.

• De shop is traag geworden en u weet niet waaraan het ligt.

• Het beheer vraagt meer van uw tijd dan u ervoor over heeft.

Eén signaal is nog geen reden. Keren er meerdere terug, schrijf dan op wat er concreet misgaat, met een voorbeeld per signaal. Dan weet u ook of een ander platform het oplost, of dat het probleem in uw eigen gegevens of werkwijze zit.

Groei is geen vast begrip. Wat een shop onder druk zet, verschilt per shop:

• Meer producten en varianten. Beheer dat eerst met de hand lukte, wordt traag.

• Meer bestellingen. Verzending, retouren en voorraad vragen meer organisatie.

• Andere soorten klanten. Prijzen per klant of bestellingen op rekening passen niet altijd in een standaard afrekenproces.

• Meer landen, talen of verkoopkanalen. Elk ervan voegt regels toe.

• Meer mensen die in de shop werken. Dan heeft u rollen en rechten nodig.

Welke daarvan bij u speelt, bepaalt wat u van een platform vraagt. Een shop die vooral meer producten krijgt, heeft andere eisen dan een shop die nieuwe soorten klanten bedient.

Gebruik dezelfde vragen voor uw huidige shop en voor elke kandidaat:

• Kosten over de jaren. Alles wat er in een paar jaar terugkomt. Hoe u dat naast elkaar legt, staat verderop.

• Beheer door uzelf. Kunt u producten, prijzen, teksten en acties zelf aanpassen zonder hulp, en hoeveel tijd kost dat per week?

• Koppelingen. Bestaat de koppeling met uw boekhouding, voorraad, verzending en betaling, en wie onderhoudt ze?

• Snelheid. Hoe snel laden een productpagina en de kassa op een telefoon? Meet dat bij uw huidige shop voordat u beslist.

• Controle over uw gegevens. Kunt u producten, klanten en bestellingen exporteren, en in welke vorm? Dat bepaalt hoe gemakkelijk u later weer kunt verhuizen.

• Wat u zelf in handen heeft. Het ontwerp, het afrekenproces, de mails.

Geef elk punt een gewicht: wat is onmisbaar, wat prettig, wat bijzaak? Zonder dat lijstje vergelijkt u al snel vooral wat een aanbieder zelf benadrukt.

Maak voor uw huidige shop en voor elke kandidaat dezelfde lijst, voor dezelfde periode:

• Eenmalige kosten. Ontwerp en bouw of instellen, het verhuizen van gegevens en het testen.

• Terugkerende kosten. Het platform of de hosting, uitbreidingen, onderhoud en de vergoedingen van uw betaalprovider.

• Kosten die met uw verkoop meegroeien. Een percentage per bestelling, bijvoorbeeld.

• Uw eigen tijd. Uren per maand voor het beheer, en wie ze besteedt.

• De periode van dubbel draaien. Tijdens een verhuizing betaalt u soms twee oplossingen tegelijk.

Zet daarnaast wat u na de verhuizing wint, zoals tijd, minder uitbreidingen of een snellere shop. Een lagere maandprijs kan een hogere eenmalige kost of meer eigen tijd verbergen, en een volledige lijst maakt dat gemakkelijker zichtbaar. Waar de prijs van een webshop vandaan komt, leest u in wat kost een webshop laten maken.

Een webshop bestaat uit meer dan producten. Loop elk onderdeel na en beslis wat mee moet:

• Adressen. Elke productpagina en categorie heeft een adres. Verandert dat, dan werken oude verwijzingen niet meer, ook die in zoekresultaten en in mails die klanten bewaarden. Maak een lijst van oud naar nieuw en laat elk oud adres doorsturen naar het nieuwe.

• Klantaccounts. Klantgegevens kunnen vaak mee, maar wachtwoorden niet altijd. Dan moeten klanten een nieuw wachtwoord instellen. Zeg dat vooraf aan uw klanten.

• Bestellingen. De geschiedenis heeft u nodig voor klantenservice, retours en uw boekhouding. Bepaal of ze mee verhuizen of dat u ze als bestand bewaart, en vraag uw boekhouder hoe lang u ze moet bewaren.

• Zoekresultaten. Een nieuwe shop met dezelfde producten kan door zoekmachines opnieuw gelezen worden. Gebruikelijke voorzorgen zijn doorverwijzingen van oude naar nieuwe adressen en dezelfde titels en teksten. Wat er met uw zoekresultaten gebeurt, is niet te voorspellen.

• Kortingscodes, tegoeden en abonnementen. Lopende codes of cadeaubonnen kunt u in een nieuw systeem vaak alleen gebruiken als u ze meeneemt of opnieuw aanmaakt.

• Instellingen en geschiedenis. Uw verzendregels, mails, voorwaarden en bezoekcijfers: noteer wat u overzet en wat u opnieuw instelt.

Dat rijtje is ook een argument om bij elke keuze te vragen in welke vorm uw gegevens eruit kunnen. Wie dat bij de start weet, heeft er later minder werk aan.

Stel ze voordat u tekent:

• Welke gegevens kan ik exporteren: producten, klanten, bestellingen, kortingscodes? In welke bestandsvorm?

• Wie doet het overzetten van mijn bestaande gegevens, en wat staat daarover in de offerte?

• Wat gebeurt met de adressen van mijn productpagina's? Kan ik zelf doorverwijzingen instellen?

• Wat kan ik later weer meenemen als ik opnieuw wil verhuizen?

• Wie onderhoudt de koppelingen die ik gebruik, en wat gebeurt er als er een verandert?

Schrijf de antwoorden op, zodat u ze naast elkaar kunt leggen.

Een verhuizing raakt niet alleen u. Klanten merken een nieuwe shop, een nieuw afrekenproces en soms een nieuw wachtwoord. Bereid het voor:

• Kondig het aan, kort en voor de omschakeling: wat verandert er en wat blijft hetzelfde?

• Leg uit wat een klant moet doen, bijvoorbeeld een nieuw wachtwoord instellen.

• Controleer de lopende bestellingen: wie handelt een bestelling af die in het oude systeem is geplaatst, en waar vindt de klant de status?

• Zorg dat de mails na de omschakeling nog dezelfde afzender en dezelfde toon hebben.

• Houd uw klantenservice paraat voor de eerste dagen, want daar komen de vragen binnen.

1. Inventariseer. Maak de lijst hierboven, met per onderdeel wat mee moet, wat opnieuw gemaakt wordt en wat vervalt. Ruim intussen op: producten die u niet meer verkoopt, dubbele klanten.

2. Zet het nieuwe op naast het oude. De oude shop blijft gewoon draaien.

3. Verhuis een proefset. Een deel van de producten en klanten, om te zien wat misloopt: velden die niet passen, varianten die verdwijnen, beelden die ontbreken.

4. Test met bestellingen. Elke soort product, elke verzendzone en elke betaalwijze, de mails, en dat alles ook op een telefoon.

5. Maak de lijst met adressen af. Elk oud adres krijgt een doorverwijzing.

6. Kies een rustig moment. Niet vlak voor een drukke periode of een actie, en niet als niemand het kan opvolgen.

7. Ga live en kijk mee. Controleer de eerste bestellingen, de mails en de adressen die niet meer werken.

8. Houd het oude nog even bereikbaar. Voor bestellingen die nog lopen en voor wat u moet terugvinden.

Blijven is geen mislukking. Een shop die goed werkt, hoeft niet nieuw te zijn. Blijf in deze gevallen waar u bent:

• Uw platform doet wat u nodig heeft en de kosten zijn voorspelbaar.

• De irritatie zit in uw gegevens of uw werkwijze en niet in het platform. Onvolledige productgegevens, zware beelden en een afrekenproces met te veel stappen verhuizen gewoon mee.

• U wilt verhuizen uit ongeduld, zonder lijst van wat het oplost.

• Het moment is slecht: een drukke periode, of niemand heeft tijd om te testen.

• De overstap zou over de jaren meer kosten dan hij oplevert.

In al die gevallen heeft u ons niet nodig. Bewaar uw lijst met signalen en kijk er later opnieuw naar.

Of u een standaardplatform neemt of een webshop op maat, staat in webshop laten maken: standaardplatform of maatwerk. Hier gaat het om een andere vraag: u heeft al een shop en wilt weten of u moet verhuizen. Dat kan naar een ander standaardplatform zijn of naar een webshop op maat. Meet elke kandidaat aan dezelfde punten, en weet wat u nu heeft en wat u zou missen.

Hoe we starten, hangt af van wat u al heeft. In een gratis verkennend gesprek vertelt u wat nu werkt en wat niet. Zit u ergens mee, dan is dat de plek om het te zeggen. Daarna komen we met een voorstel dat past bij uw mogelijkheden en uw budget. We adviseren wat bij uw assortiment, uw volume en uw groeiplannen past, en dat is niet altijd maatwerk. Wilt u verder, dan geeft een offerte met een vaste prijs aan wat we maken en wat niet.

Uw bestaande producten voert u zelf in via het productbeheer, of u levert ze aan in een andere vorm. Hoe ze in de nieuwe webshop komen, staat in uw offerte. Wat een webshop bij ons inhoudt, leest u op de pagina webshops.