Wanneer groeit een Excel-planning uit tot een app?

Excel is een goed begin, en voor sommige planningen blijft het ook goed genoeg. Een spreadsheet werkt zolang deze dingen waar blijven:

• Eén persoon houdt het bestand bij. Anderen kijken alleen.
• De planning gaat over een overzichtelijke hoeveelheid mensen, plaatsen en taken, zodat u ze in één blik ziet.
• Een fout valt meteen op en is snel hersteld.
• Niemand heeft iets nodig dat een bestand niet kan: een melding, een overzicht per persoon of rechten per gebruiker.

Herkent u zich in dit rijtje, dan hoeft u niets te veranderen. Een app laten maken voor een planning die een bestand aankan, kost tijd en geld en lost niets op. Of het nog goed gaat, merkt u pas als het begint te wringen, en dat gebeurt meestal geleidelijk.

Eén signaal is nog geen reden om iets te laten bouwen. Herkent u er meerdere, dan kost het bestand u meer dan het oplevert:

• Er bestaan meerdere versies. Iemand heeft het bestand gemaild, een ander heeft het aangepast en nu weet niemand welke versie klopt.
• Dezelfde gegevens staan op meer dan één plek. Een naam of een datum typt u in de planning, in een ander bestand voor de afwezigheden en nog eens in een mail. Wie een keer een plek vergeet, maakt een tegenstrijdigheid.
• Eén persoon weet hoe het bestand werkt. Formules, kleuren en verborgen tabbladen die alleen die persoon kent. Is hij of zij een week weg, dan durft niemand eraan te komen.
• Iedereen ziet alles, of niemand ziet iets. U wilt dat een collega zijn eigen planning ziet, maar niet die van de rest. In een bestand kan dat niet netjes.
• U merkt een conflict pas achteraf. Iemand staat op twee plaatsen tegelijk ingepland, of is ingepland tijdens zijn verlof.
• Mensen, plaatsen en materiaal staan in aparte bestanden. Om te weten of een planning haalbaar is, moet u ze naast elkaar leggen.
• De planning moet naar anderen. U kopieert stukken uit het bestand naar mails of documenten, en elke kopie veroudert meteen.

Bent u vooral bezig met het bestand zelf, in plaats van met de planning die erin zit? Dan is het tijd om na te denken over een andere aanpak.

Een planningsapp haalt uw planning uit het bestand en zet ze in een toepassing die in de browser draait. Wat dat in de basis verandert:

• Eén bron. Iedereen werkt in dezelfde gegevens. Een versie die ergens rondzwerft, bestaat niet meer.
• Gegevens hangen aan elkaar. Een medewerker staat één keer in de toepassing, en elke planning verwijst ernaar. Past u iets aan, dan klopt het overal.
• Regels staan in de toepassing. Wat u nu in uw hoofd of in een kleurcode bijhoudt, zoals wie op welk moment niet beschikbaar is, kan in de toepassing zitten. Zo wordt een conflict zichtbaar voor het misgaat.
• Rechten per persoon. De ene gebruiker beheert de planning, de andere bekijkt ze alleen.
• Meerdere overzichten uit dezelfde gegevens. Een overzicht per project, per team of per persoon, zonder iets te kopiëren.
• De planning komt naar de mensen. Een melding per mail of een agenda die de planning toont, in plaats van een bestand dat iemand zelf moet openen.

Het zijn mogelijkheden, geen resultaten. Wat een app u oplevert, hangt af van uw werk en van hoe goed de toepassing bij uw werkwijze past. Tijdwinst beloven we daarom niet.

synqo bouwde voor Painting With Light een webapplicatie om projecten te plannen. De case vat het resultaat samen in één zin: "Van Excel naar een app voor het plannen van meer dan 100 mensen." Dit zijn de functies uit de toepassing:

• Projecten met hun projectdatums, die in verschillende overzichten staan, zoals de planning en de teamplanning.
• Medewerkers, ingedeeld per categorie en functie.
• Locaties en materiaal. Van het materiaal houdt de toepassing de producten, de afzonderlijke stuks en de periodes bij waarin ze ingepland zijn.
• Een rapport per projectdatum.
• Afwezigheden in drie soorten: niet beschikbaar, verlof en collectief verlof.
• Een notitie bij de planning die een melding per mail stuurt.
• Een agenda-feed, die de planning in een gewone agenda-app zet.
• Beheerders en gewone gebruikers. Wie zijn wachtwoord vergeet, stelt zelf een nieuw in.

U herkent er de vragen van een groeiende Excel-planning in: wie is beschikbaar, waar vindt het werk plaats en welk materiaal is nodig? Meer over de toepassing leest u in de case Planningstool voor Painting With Light.

Vaak wel, en het is een goede eerste stap voor u iets laat bouwen. Een paar afspraken halen soms al het grootste ongemak weg:

• Houd één bestand bij, met één eigenaar. Een bestand dat op een gedeelde plek staat, voorkomt de kopieën die rondgemaild worden.
• Zet namen, locaties en andere vaste gegevens op één tabblad, en laat de planning ernaar verwijzen in plaats van ze telkens opnieuw in te typen.
• Leg vast wie de planning mag aanpassen, en wie alleen kijkt.
• Schrijf op hoe het bestand werkt: wat een kleur betekent, welke tabbladen er zijn en wat een formule doet.
• Spreek af wat de enige versie is, en hoe een wijziging bij iedereen terechtkomt.

Lost dat de signalen op, dan kunt u bij Excel blijven. Blijven er dingen wringen die u met een betere opbouw niet weg krijgt, bijvoorbeeld rechten per persoon of een melding die vanzelf vertrekt, dan zit het probleem niet in hoe u het bestand gebruikt, maar in wat een bestand kan.

U hoeft geen lijst met functies te hebben. Wel helpt het om een paar vragen te beantwoorden voor u met iemand praat. Schrijf de antwoorden op:

1. Wat plant u precies? Mensen, projecten, plaatsen, materiaal, of een combinatie? Elk daarvan wordt in een toepassing een eigen soort gegeven.
2. Wie plant, en wie kijkt alleen? Ook: wie meldt een afwezigheid, en wie keurt ze goed?
3. Wat moet er uit de planning komen? Een overzicht, een rapport, een mail naar wie ingepland is, een agenda?
4. Welke regels gelden? Wanneer is iemand niet beschikbaar, wat is collectief verlof, welk materiaal kan maar op één plaats tegelijk zijn?
5. Welke gegevens neemt u mee, en welke kloppen? Staan medewerkers in meerdere bestanden met telkens een andere schrijfwijze, dan moet eerst duidelijk zijn welke lijst klopt. Opruimen blijft nodig, wat u ook kiest.
6. Wie beslist als iets niet past? Er komen uitzonderingen. Het helpt als één iemand beslist, en die het werk van dichtbij kent.

Lukt het u niet om de eerste vraag in een zin te beantwoorden, dan loont het om eerst het werk zelf helder te krijgen.

Begin klein. Een toepassing die vanaf de eerste dag elk detail moet dekken, blijft lang onderweg. Begin met het deel waar het bestand u het meest hindert. Dat kan het plannen van mensen zijn, het bijhouden van afwezigheden of het overzicht van materiaal. Gebruik het, kijk wat ontbreekt en breid uit.

Laat tussendoor de collega's proberen die de planning dagelijks gebruiken. Zij merken meteen wat ze missen.

Voor een planning bestaat standaardsoftware. Past die bij hoe u werkt, dan is dat vaak de verstandigste keuze: u hoeft niets te laten maken en u kunt meteen beginnen. Maatwerk komt in beeld als uw werkwijze afwijkt van wat een standaardprogramma verwacht. Bijvoorbeeld wanneer u mensen, locaties en materiaal in één planning wilt samenbrengen, met afwezigheden en rapporten die bij uw werk passen, of wanneer een programma zich niet laat aanpassen aan uw regels.

Heeft u niet alles tegelijk nodig, dan helpt een tussenweg: een standaardprogramma voor het grootste deel, en een eigen stuk voor wat ontbreekt. De afweging staat uitgebreid in webapplicatie of standaardsoftware?

Een planningsapp is een webapplicatie, en daarvoor werken we in drie stappen:

1. Een gratis verkennend gesprek. Het begint met de vraag: zit u ergens mee? U vertelt hoe de planning vandaag verloopt: wie wat doet, waar het wringt en wat de toepassing moet opleveren.
2. Een voorstel. We stellen een voorstel op dat past bij de mogelijkheden en het budget van uw bedrijf. Het gesprek kan ook uitwijzen dat u geen app nodig heeft.
3. Een offerte met een vaste prijs. Daarin staat wat de toepassing doet en wat wel en niet inbegrepen is. Daarna beslist u of u verder gaat.

Een webapplicatie is maatwerk op aanvraag. De prijs hangt af van wat de toepassing moet kunnen. Meer over hoe zo'n traject verloopt, leest u op de pagina webapplicaties.

Neem naar dat gesprek mee:

• het bestand zelf, in de vorm waarin u het vandaag gebruikt
• een beschrijving van een gewone week: welke taken komen terug, en wie doet ze?
• een voorbeeld van een keer dat het misliep
• wie de planning gaat gebruiken, en op welk toestel

Tel de signalen die u herkent. Zijn het er weinig, probeer dan eerst de afspraken hierboven en kijk of Excel volstaat. Zijn het er meer, en merkt u dat het bestand u meer tijd kost dan het plannen zelf, dan is een gesprek zinvol. Ook dan hoeft u niets te beslissen: het gesprek kan evengoed uitmonden in het advies om uw bestand beter op te bouwen of een standaardprogramma te nemen.