Uw website koppelen aan uw boekhouding of CRM: de opties

Een koppeling zorgt dat twee programma's gegevens met elkaar uitwisselen zonder dat iemand ze overtypt. Een aanvraag die via uw website binnenkomt, verschijnt als contact in uw klantenbeheer (CRM). Een bestelling of een factuur komt in uw boekhouding terecht. Een gegeven dat u op één plek aanpast, klopt ook op de andere plek.

Vaak gebeurt dat via een koppelpunt (een API): een vaste manier waarop een programma aan een ander programma gegevens kan doorgeven of laten opvragen. Heeft een programma geen koppelpunt, dan blijven er omwegen over, zoals een bestand dat u op de ene plek exporteert en op de andere inleest. Dat is minder rechtstreeks, maar het kan volstaan.

U kunt het op drie manieren aanpakken:

• Geen koppeling. U neemt de gegevens zelf over: u kopieert een aanvraag naar uw CRM, u typt de gegevens van een factuur in uw boekhouding of u exporteert een lijst en laadt ze op de andere plek in.
• Een bestaande koppeling of een tussenstuk. Het ene programma biedt zelf een koppeling aan met het andere, of een tussendienst verbindt twee programma's op basis van regels die u zelf instelt. U bouwt niets, u stelt het in.
• Een eigen koppeling. Iemand schrijft code die gegevens van het ene programma naar het andere brengt, volgens uw regels.

Hoger op de lijst is niet altijd beter. Elke optie past bij een andere situatie, en de eenvoudigste die werkt, is meestal de juiste.

Zelf overnemen volstaat zolang de hoeveelheid klein blijft en een fout weinig kost. Dat zijn de signalen:

• Er komen weinig gegevens binnen die u moet overnemen, zodat het in een rustig moment van de dag past.
• Een fout is snel gevonden en gemakkelijk te herstellen.
• U neemt over op een vast moment, met een vaste werkwijze, en het hangt niet af van wie er toevallig tijd heeft.
• U weet nog niet precies hoe uw werkproces er over een tijd uitziet. Een koppeling legt een manier van werken vast, dus wie nog zoekt, wacht beter.

Overnemen heeft ook een voordeel dat u pas merkt als het wegvalt: terwijl u een gegeven overneemt, kijkt u ernaar. Een koppeling doet dat meestal niet. Schrijf op wat u overneemt, waarheen en wanneer, zodat het geen gewoonte van één persoon blijft.

Sommige programma's bieden zelf een koppeling met andere programma's aan. Dat staat in de instellingen of in de documentatie van het programma, en anders vraagt u het aan de leverancier. Daarnaast bestaan tussendiensten die op basis van regels gegevens doorgeven, bijvoorbeeld: als er een nieuwe aanvraag is, maak dan een contact aan.

Dat heeft voordelen: u hoeft niets te bouwen en de leverancier onderhoudt de koppeling meestal. Er zijn ook grenzen:

• U krijgt wat de koppeling kan, en dat is niet altijd wat u nodig heeft. Ontbreekt er een veld of een regel, dan kunt u die vaak niet toevoegen.
• U hangt af van de leverancier van de koppeling. Past die iets aan of stopt hij ermee, dan moet u bijsturen.
• Een tussendienst is een extra schakel, vaak met een terugkerende kost.
• Bij een fout ziet u soms dat iets niet is aangekomen, maar niet altijd waarom.

Past een bestaande koppeling bij wat u nodig heeft, dan volstaat die.

Een eigen koppeling heeft zin als de bestaande opties niet doen wat u nodig heeft, of als het om gegevens gaat die in uw werk centraal staan. Typische redenen:

• Het programma biedt geen koppeling aan, of niet de gegevens die u nodig heeft.
• Uw regels zijn specifiek: welke gegevens, in welke vorm, op welk moment en voor wie.
• De hoeveelheid is groot genoeg om handmatig werk telkens te laten haperen.
• De gegevens horen bij een toepassing die u op maat laat maken en moeten daarom met uw andere programma's uitwisselen.

Een eigen koppeling vraagt meestal blijvend onderhoud: ze moet gebouwd, getest en bijgehouden worden, want het andere programma verandert mee in de tijd. Reken dus ook op de jaren na de bouw. Hoe u in het algemeen kiest tussen standaard en maatwerk, leest u in webapplicatie of standaardsoftware.

Vier dingen bepalen wat een koppeling vraagt. Bij elke aanbieder bepalen ze mee wat het kost. Bij ons telt in een offerte mee welke koppelingen met andere systemen er nodig zijn.

Het eerste is het koppelpunt van het andere programma. Een programma met een goed beschreven koppelpunt en een testomgeving, waarin u kunt proberen zonder echte gegevens aan te raken, is meestal eenvoudiger dan een programma zonder. Sommige programma's beperken ook hoe vaak u iets mag opvragen of welke gegevens u mag aanpassen. Dat leest u in hun documentatie voor u begint.

De andere drie krijgen elk een eigen kop: de gegevens en hun richting, wat er gebeurt als iets misgaat en wie het onderhoudt.

Dit lijkt een detail, maar het bepaalt het ontwerp. Beantwoord per gegeven drie vragen:

• Waar ontstaat het? Een aanvraag ontstaat op uw website, een betaalde factuur in uw boekhouding.
• Waar mag het veranderen? Als een adres in beide programma's kan wijzigen, moet u afspreken welke wijziging wint. Het eenvoudigst is één plek waar het mag veranderen en één plek die alleen leest.
• Hoe vaak is het nodig? Een gegeven dat u één keer per dag nodig heeft, vraagt minder dan een gegeven dat meteen klaar moet staan.

Eén richting is meestal eenvoudiger dan twee. Een koppeling die alleen gegevens van uw website naar uw CRM brengt, vraagt minder dan een koppeling waarbij beide programma's elkaar bijwerken.

Een voorbeeld ter illustratie: een bezoeker vult een offerteaanvraag in op uw website. In de ene richting wordt daarvan een contact in uw CRM gemaakt. Heeft u daarna niets meer nodig, dan is de koppeling klaar. Wilt u dat een offerte uit uw boekhouding ook weer op de website zichtbaar wordt, dan is de andere richting een tweede koppeling met eigen vragen.

Voor een boekhouding geldt iets extra: welke gegevens in welke vorm nodig zijn, bepaalt uw boekhouder, en niet de website of wij. Vraag het uw boekhouder voor u begint, en bouw het volgens diens antwoord.

Een koppeling kan stilvallen: het andere programma is tijdelijk onbereikbaar, een gegeven is onvolledig of een wachtwoord is verlopen. Bij een goede koppeling weet u wat er dan gebeurt. Stel vooraf vast:

• Gaat het gegeven verloren, of wacht het en wordt het later opnieuw geprobeerd?
• Wie krijgt een melding, en hoe snel moet iemand reageren?
• Hoe ziet u welke gegevens wel en niet zijn aangekomen?
• Kunt u een mislukt gegeven opnieuw doorsturen zonder dat het dubbel in uw boekhouding staat?

Het laatste punt verdient aandacht, want een gegeven dat twee keer aankomt, kan een dubbele factuur of een dubbel contact betekenen. Kies ook wat een bezoeker meekrijgt. Als advies: laat de website de aanvraag bewaren en bevestigen, ook als de overdracht naar uw CRM later volgt.

Een koppeling is vaak geen klus die ooit klaar is. Het andere programma krijgt nieuwe versies, een koppelpunt verandert of een veld krijgt een andere naam. Spreek vooraf af:

• Wie merkt dat een koppeling niet meer werkt?
• Wie past ze aan, en tegen welke voorwaarden?
• Van wie zijn de code en de toegangsgegevens, en waar staan ze?

Bij een bestaande koppeling ligt dat onderhoud grotendeels bij de leverancier. Bij een eigen koppeling ligt het bij degene die ze maakte, of bij u. Kies dus ook een aanbieder voor de jaren erna, en niet alleen voor de bouw.

Schrijf deze vragen op en beantwoord ze voor u een offerte vraagt of een abonnement neemt:

1. Welke programma's moeten gegevens uitwisselen, en welke versie of welk pakket gebruikt u?
2. Welke gegevens gaan van waar naar waar, en gaat het in één richting of in twee?
3. Hoe vaak komen die gegevens voor, nu en over een tijd?
4. Wat doet een medewerker nu met die gegevens, en wat verandert er als het vanzelf gaat?
5. Biedt het andere programma een koppelpunt of een bestaande koppeling aan, en onder welke voorwaarden?
6. Wat gebeurt er als de koppeling faalt, en wie merkt dat?
7. Wie onderhoudt ze en wat kost dat per jaar?
8. Wat kunt u zonder koppeling nog even handmatig doen?

Met de antwoorden weet u meestal al welke optie past. De laatste vraag is bewust de belangrijkste: het goedkoopste is soms een koppeling die u nog niet bouwt.

U heeft ons niet nodig als u handmatig kunt blijven werken, als uw programma's zelf een koppeling aanbieden die doet wat u nodig heeft, of als een tussendienst met een paar regels volstaat. In die gevallen kunt u het zelf instellen, met hulp van uw boekhouder of de leverancier van het programma.

Wij komen in beeld als de koppeling deel uitmaakt van een website, webshop of webapplicatie die u laat maken.

Neem naar het gratis verkennend gesprek mee welke programma's u gebruikt, welke gegevens u nu overneemt en hoeveel tijd dat kost. Het gesprek begint met de vraag: zit u ergens mee? We bespreken ook of u een eigen koppeling nodig heeft. Daarna volgt een voorstel dat rekening houdt met uw programma's en uw budget. Besluit u door te gaan, dan volgt een offerte met een vaste prijs: u leest erin wat we bouwen en wat niet.

Of een koppeling kan, hangt af van het andere programma. Hoe een project verloopt, leest u bij onze werkwijze, en wat we op maat bouwen bij webapplicaties.