Een festival of evenement beheren in één applicatie

Een evenement bestaat uit veel partijen die elk iets van u nodig hebben, op een moment dat u zelf het drukst bent. Bij een festival komen meestal deze onderdelen samen:

• Artiesten en hun contracten. Wie is geboekt, via wie, onder welke afspraken en wat moet er nog getekend worden?
• De line-up. Wie speelt wanneer, op welk podium en op welke dag?
• Sponsors. Wat is er afgesproken, en wat krijgt elke sponsor ervoor terug?
• Leveranciers. Welke offertes liggen er, en welke zijn aanvaard?
• Crew. Wie werkt mee, op welke taak en wanneer?
• Vrijwilligers. Wie komt helpen, en welke shift neemt hij of zij op?
• Het budget. Wat komt er binnen, wat gaat eruit en wat blijft er over?

Elk van die lijstjes is op zich overzichtelijk. Het wordt lastig doordat ze aan elkaar hangen: een artiest die wegvalt, verandert de line-up, het budget en het werk van de crew.

Een spreadsheet per onderwerp is een logische start. Het schiet tekort wanneer de onderwerpen elkaar raken en meerdere mensen tegelijk moeten meewerken. Dan ziet u meestal dit:

• Dezelfde informatie staat op meer dan één plek. De naam van een artiest staat in het contractenbestand, in de line-up en in het budget. Wijzigt die, dan moet iemand eraan denken om overal aan te passen.
• Niemand overziet het geheel. Om te weten of het budget klopt, moet u meerdere bestanden openen en naast elkaar leggen.
• Iedereen ziet alles. Wie een bestand deelt met de vrijwilligerscoördinator, deelt ook de bedragen. Een contract hoort niet bij elke helper terecht te komen.
• U weet niet wie wat wijzigde. Een bedrag is anders dan vorige week, en niemand weet waarom.
• Een nieuwe editie begint opnieuw. U kopieert bestanden van vorig jaar en past aan, en ondertussen vermengen oude en nieuwe gegevens zich.

Dan wordt één plek aantrekkelijk waar alles per editie samenkomt.

Een applicatie voor een evenement is in de eerste plaats een plek waar de gegevens aan elkaar vastzitten. Dezelfde artiest verschijnt in het contract, in de line-up en in het budget, en u tikt hem één keer in. Daarbovenop kan een toepassing:

• per editie apart bijhouden wat er speelt, zodat de ene editie de andere niet vervuilt
• laten zien wie wat mag zien en aanpassen, per persoon of per rol
• bijhouden wie een gegeven wijzigde
• de mensen buiten uw organisatie, zoals artiesten, een eigen, beperkte plek geven
• een overzicht tonen dat uit meerdere onderdelen is opgebouwd, zoals het resultaat van het budget

Welke daarvan u nodig heeft, hangt af van hoe uw organisatie werkt.

synqo bouwde voor Bastionfestival een interne webapplicatie die per festivaleditie de artiesten, de line-up, de sponsors, de crew, de vrijwilligers en het budget samenbrengt. De case vat het resultaat samen in één zin: "Volledig beheer van het festival via één applicatie." Dit zit erin:

• Alles hangt aan een editie van het festival, zodat elke editie apart opgevolgd wordt.
• Artiesten en boekingskantoren, met hun contracten.
• Een apart portaal voor de artiesten, voor de praktische voorbereiding van hun optreden.
• De line-up als rooster van podia en festivaldagen.
• Sponsors met hun pakketten, en leveranciers met hun offertes.
• De crew en de vrijwilligers, met hun shiften.
• Het budget in bedragen exclusief btw, met het financiële resultaat per editie.
• Een logboek dat bijhoudt wie wat wijzigde.
• Inloggen in twee stappen en rollen die bepalen wie wat ziet en aanpast.
• De hele toepassing is in het Nederlands.

Bastionfestival wilde één bron per editie, in plaats van losse spreadsheets. Meer leest u in de case Bastion Ops.

Ook een taak als offertes verwerken kan sneller. In Bastion Ops kunnen offertes van leveranciers worden geüpload. AI leest ze uit en haalt de productlijnen met prijzen eruit om in de tool op te slaan.

Een festival komt terug, en elke editie heeft eigen artiesten, eigen afspraken en een eigen budget. Hangt u alles aan een editie, dan kunt u de ene afsluiten en de volgende beginnen zonder dat ze door elkaar lopen. En u ziet per editie hoe het budget eruitziet, in plaats van één hoop bedragen waarin u de jaren moet uitsplitsen.

Het is een van de eerste beslissingen. Verandert u dit later, dan raakt dat vaak de hele toepassing. Denk er dus vooraf over na: wat is bij u de eenheid die terugkomt? Een editie, een jaargang, een project of een seizoen?

Bij crew en vrijwilligers verandert er vaak iets: iemand valt uit, een ander neemt een shift over, een taak verschuift naar een andere dag.

Een shift is een afgesproken blok werk op een bepaald moment, met een taak erbij. Houdt u de crew en de vrijwilligers met hun shiften bij in dezelfde toepassing als de rest, dan ziet u meteen wat er nog open staat. In Bastion Ops horen crew, vrijwilligers en shiften bij de editie. Beslis voor u begint wie de shiften invult: u, een coördinator of de helpers zelf. Dat bepaalt wie toegang nodig heeft en wat die persoon mag zien.

Een budget in een apart bestand is moeilijk bij te houden, omdat de bedragen ergens anders vandaan komen: de artiesten, de leveranciers, de sponsors. Bij elke wijziging moet iemand het budget ook aanpassen.

Een toepassing voor een evenement kan de bedragen laten aansluiten op de onderdelen waar ze bij horen, zodat een wijziging op één plek wordt doorgevoerd. In Bastion Ops staat het budget in bedragen exclusief btw, met het financiële resultaat per editie. Leg vooraf vast met welke bedragen u rekent, met of zonder btw, zodat iedereen dezelfde cijfers leest.

Bij een evenement werkt een kleine kern samen met veel mensen die maar een stukje nodig hebben. De bedragen horen niet bij de vrijwilligers terecht, en het rooster van de crew is niet voor de sponsors bedoeld.

Daarom werkt u met rollen. Een rol is een afgesproken set rechten: wie een onderdeel mag bekijken, wie het mag aanpassen en wie het niet ziet. In Bastion Ops bepalen rollen wie wat ziet en aanpast, met rechten per onderdeel. Het voordeel is dat u rechten niet per bestand moet regelen, maar één keer per persoon vastlegt.

Spreek vooraf af wie welke rol krijgt, en wie een rol mag toekennen. Dat lijkt omslachtig, maar het is het soort afspraak dat achteraf moeilijk te herstellen is.

In een toepassing voor een evenement staan contracten en bedragen. Dat vraagt om twee voorzieningen die een gewoon bestand meestal niet biedt.

De eerste is een logboek dat bijhoudt wie wat wijzigde. Als meerdere mensen tegelijk werken, is dat het antwoord op de vraag wie een bedrag anders zette dan vorige week. De tweede is inloggen in twee stappen: naast het wachtwoord vraagt de toepassing een extra bevestiging, zodat een wachtwoord alleen niet volstaat om binnen te komen. Beide zitten in Bastion Ops.

Een lijst met functies heeft u nog niet nodig. Beantwoord liever eerst dit:

1. Wat is de eenheid die terugkomt? Een editie, een jaargang, een project?
2. Welk onderdeel hindert het meest? Begin daarmee, in plaats van alles tegelijk te willen.
3. Welke rollen heeft u? Wie beheert, wie bekijkt alleen en wie mag helemaal niets zien?
4. Wie moet er van buiten de organisatie bij? Artiesten, leveranciers, vrijwilligers? Met een eigen plek, of via u?
5. Hoe ziet uw budget eruit? Rekent u met bedragen inclusief of exclusief btw, en wanneer wilt u het resultaat zien?
6. Welke gegevens neemt u mee? Wat uit vorige edities moet in de toepassing, en welke bestanden kloppen nog?

U kunt klein beginnen. Een toepassing die één onderdeel goed doet, is nuttiger dan een die alles half doet, en ze kan later groeien.

Een applicatie is een investering, en niet elk evenement heeft er een nodig. U redt zich meestal met een gedeeld bestand en een takenlijst als:

• de organisatie klein is en iedereen alles mag zien
• het evenement eenmalig is, of weinig onderdelen heeft
• één persoon het overzicht bijhoudt en de rest levert
• u geen rechten per persoon nodig heeft

Houd een gedeeld bestand bij met één eigenaar, zet vaste gegevens, zoals namen van artiesten en leveranciers, op één tabblad en laat de rest ernaar verwijzen. Daarmee haalt u al een deel van de ergernissen weg.

Standaardsoftware voor evenementen bestaat ook. Past die bij uw manier van werken, dan hoeft u niets te laten bouwen. Maatwerk komt in beeld als uw onderdelen en regels afwijken, bijvoorbeeld door de combinatie van artiesten, vrijwilligers en budget die u op één plek wilt of door rechten per rol. De afweging staat in webapplicatie of standaardsoftware?

Een applicatie voor een evenement is een webapplicatie. We beginnen met een gratis verkennend gesprek over uw lijstjes. Het start met de vraag: zit u ergens mee? We bespreken wie ze bijhoudt, hoe ze aan elkaar hangen, waar het wringt en of een gedeeld bestand voor u misschien genoeg is. Daarna volgt een voorstel dat bij uw organisatie en uw budget past. Wilt u verder, dan krijgt u een offerte met een vaste prijs, met daarin wat de toepassing doet en wat niet. U beslist pas daarna.

Voor een webapplicatie is de prijs op aanvraag: ze is maatwerk en hangt af van wat ze moet kunnen. Hoe zo'n traject verloopt, leest u op de pagina webapplicaties.

Breng de bestanden mee die u nu gebruikt, en vertel hoe een gewone voorbereidingsperiode verloopt: wie doet wat, en wie wacht op wie.