Naar de inhoud
synqo

Bastion Ops: een festival beheren in één applicatie

Case · Webapplicatie

Klant
Bastionfestival
Dienst
Webapplicatie
Dashboard van de demo-editie Voorbeeldfestival 2027 met teller tot het festival, kerncijfers voor sponsoring, leveranciers, line-up en resultaat, aandachtspunten, voortgang per module en laatste activiteit.

Uitdaging

Een festival organiseren betekent veel partijen tegelijk opvolgen: artiesten en hun boekingskantoren, sponsors, leveranciers, crew en vrijwilligers. Bastionfestival wilde daarvoor één bron per editie, in plaats van losse spreadsheets.

Niet iedereen in de organisatie hoeft alles te zien. Wat iemand ziet en mag aanpassen, moest per persoon te regelen zijn.

Aanpak

Ontwerp, bouw en hosting van de applicatie. Dit zit erin:

  • Alles hangt aan een editie, zodat elke editie apart wordt opgevolgd.
  • Artiesten en boekingskantoren, met hun contracten.
  • Een apart portaal waarin artiesten hun optreden voorbereiden.
  • De line-up als rooster van podia en festivaldagen.
  • Sponsors met hun pakketten, en leveranciers met hun offertes.
  • Crew en vrijwilligers, met hun shiften.
  • Het budget in bedragen excl. btw, met het financiële resultaat per editie.
  • Een logboek van wie wat wijzigde.
  • Inloggen in twee stappen. Wie het wachtwoord vergeet, stelt zelf een nieuw in.
  • Rollen die bepalen wie wat ziet en aanpast, met rechten per onderdeel.

Een voorbeeld met AI

Leveranciers sturen offertes. In Bastion Ops kunnen die offertes worden geüpload. AI leest ze uit en haalt de productlijnen met prijzen eruit om in de tool op te slaan.

Hieronder staan ook de schermen van het inlezen van offertes.

Resultaat

Volledig beheer van het festival via één applicatie.

Zo ziet het eruit

De schermen komen uit een testomgeving met verzonnen gegevens en een neutraal merk. Er staan geen echte personen, bedragen of klanten op.

Dashboard van de demo-editie Voorbeeldfestival 2027 met teller tot het festival, kerncijfers voor sponsoring, leveranciers, line-up en resultaat, aandachtspunten, voortgang per module en laatste activiteit.
Het dashboard toont per editie de kerncijfers, aandachtspunten en voortgang van de modules.
Line-up-tijdlijn voor zaterdag 17 juli met vijf podia (Hoofdpodium, Tentpodium, Bospodium, Dansweide, Waterpodium), gekleurde blokken per optreden met begin- en eindtijd, daaronder de openingsuren per podium, rechts een wachtrij van nog niet ingeplande artiesten.
De line-up-tijdlijn zet artiesten als blokken op podia en festivaldagen, met een wachtrij voor nog niet ingeplande acts.
Overzicht Advancing van de editie met tellers voor volledige artiesten en ontbrekende onderdelen, daaronder een tabel per bevestigde artiest met optreden, kleedkamer, aankomst, aantal personen, gastenlijst en een checklist met technische fiche, travelparty, aankomst, aanspreekpunt en kleedkamer.
Het advancing-overzicht toont per bevestigde artiest welke praktische gegevens al binnen zijn en op wie nog gewacht wordt.
Overzicht Sponsors en pakketten met vijf kerncijfers bovenaan (binnengehaald, potentieel, extra tickets, openstaande facturen, ontbrekende logo's) en een tabel met bedrijf, status, pakket, bedrag ex btw, factuurstatus en logo.
Het sponsoroverzicht toont per bedrijf de status, het gekozen pakket, het bedrag ex btw en de factuurstatus.
Pagina Shiften met per festivaldag de shiften (opdracht, locatie, tijd, tarief per persoon), een teller van ingevulde plaatsen en de verenigingen die aan een shift zijn toegewezen.
De shiftenpagina toont per dag welke opdrachten er zijn, hoeveel plaatsen bezet zijn en welke vereniging ze invult.
Pagina Begroting van de demo-editie, alle bedragen ex btw, met vijf kerncijfers (resultaat plan, voorzichtig, begroot, vastgelegd, vorige editie) en een tabel per categorie met begroot, vastgelegd, in opvolging, plan, voorzichtig en verschil.
De begroting toont per categorie het begrote en vastgelegde bedrag ex btw en het resultaat van de editie.
Beheerpagina Gebruikers met een tabel van zes gebruikers: naam, e-mailadres, rol (admin, superadmin of viewer), tweestapsverificatie aan of uit en status.
Het gebruikersbeheer toont per gebruiker de rol en of tweestapsverificatie aan staat.
Artiestenportaal op een telefoon: kop met festivalnaam en artiestennaam, een welkomsttekst, het optreden (podium, dag en uur) en het begin van het formulier Aankomst en vervoer met velden voor aankomst, vertrek, vervoer, voertuigen en aanspreekpunt.
In het artiestenportaal vult een artiest zelf de praktische gegevens voor het optreden in, ook op een telefoon.
Scherm Offertes inlezen met een vak om offerte-PDF's te slepen of te kiezen en daaronder de lijst met geüploade offertes van de demo-editie Voorbeeldfestival 2027: bestandsnaam, herkende leverancier, aantal regels en totaal, en de status (wacht, klaar voor controle, goedgekeurd).
De lijst met geüploade offertes toont per bestand de herkende leverancier, het aantal regels, het totaal en de status.
Scherm Offerte controleren met links de geüploade offerte-PDF van een tentenverhuurder en rechts de uitgelezen productregels: per regel de artikelnaam, omschrijving, prijsbasis, prijs ex btw en de prijs van vorig jaar, met een melding dat één regel om na te kijken is.
Het nakijkscherm zet de offerte naast de uitgelezen regels, met per regel de prijs ex btw en de prijs van de vorige editie.
Leverancierspagina van een tentenverhuurder met de goedgekeurde offerte voor Voorbeeldfestival 2027: bedrag ex btw, de gekoppelde PDF als bijlage en de opgeslagen offerteregels met prijsbasis, prijs ex btw en de prijs van vorig jaar.
Na goedkeuring staat de offerte bij de leverancier, met de PDF als bijlage en de regels als artikelen met hun prijs.

Wat synqo deed

  • Ontwerp
  • Bouw
  • Hosting
Voor wie het technisch wil weten
  • CakePHP met Inertia, Vue en Tailwind CSS.
  • Rollen superadmin, admin en viewer, met rechten per module.
  • Tweestapsverificatie en wachtwoordherstel.
  • Een auditlog van wijzigingen.
  • Een apart artiestenportaal voor de advancing.
  • Uitrol via GitLab CI naar Level27, met een handmatige goedkeuring.

Wilt u ook één plek voor uw eigen werkproces?

Praat met ons