Een evenementenpagina die bezoekers omzet in tickets of aanmeldingen

Een bezoeker komt vaak met een paar vragen op uw pagina. Als advies: beantwoord ze bovenaan, zodat uw bezoekers niet hoeven te zoeken.

• Wanneer en waar? De datum, het uur en de plaats. Zonder die gegevens heeft de rest weinig nut.

• Wat kost het, of hoe schrijf ik me in? Een prijs, een ticket of een formulier, of de melding dat deelname vrij is.

• Wat is er te zien of te doen? Een programma, een line-up of een korte beschrijving van wat bezoekers te wachten staat.

• Wat moet ik praktisch weten? Hoe u er komt, waar u parkeert, wat u meeneemt en wie u bereikt bij een vraag.

• Wat moet ik nu doen? Eén knop die zegt wat de volgende stap is.

Beantwoordt een pagina deze vijf vragen, dan staat de kern er. Alles daarbovenop, zoals een sfeerbeeld, een sponsorrij of een verhaal over de organisatie, kan erbij, maar het mag niet tussen de bezoeker en het antwoord staan.

Bovenaan staan de naam van het evenement, de datum, de plaats en de knop voor de volgende stap. Dat is wat een bezoeker als eerste ziet, dus zet daar wat nodig is om te beslissen of verder lezen de moeite loont. Zet die gegevens als tekst op de pagina, niet alleen in een affiche of een afbeelding: tekst kunt u kopiëren en doorsturen, een afbeelding meestal niet.

Daaronder volgt wat de beslissing ondersteunt: een korte beschrijving van wat het evenement is, voor wie het bedoeld is en wat u er beleeft. Houd die beschrijving kort. Wie meer wil weten, scrolt door naar het programma en de praktische informatie.

Kies één hoofdactie en laat de rest daarvoor wijken. Vraagt de pagina om een ticket te kopen, een plaats te reserveren én een nieuwsbrief te nemen, dan kan een bezoeker gaan twijfelen welke stap telt. Een paar richtlijnen:

• Benoem de actie. "Koop een ticket" en "Meld u aan" zijn duidelijker dan "Verder" of "Klik hier".

• Herhaal de knop. Zet hem bovenaan, en nog eens onderaan de pagina, zodat iemand die alles gelezen heeft, niet terug hoeft te scrollen.

• Leg uit wat er daarna volgt. Een bevestiging in een mail, een ticket in de inbox, een bericht dat u de aanmelding heeft ontvangen. Wie niet weet wat er volgt, kan aarzelen.

• Houd een tweede actie klein. Een nieuwsbrief of een link naar het programma mag er zijn, maar als gewone link, niet als tweede grote knop.

Verkoopt u tickets via een apart loket, dan verlaten uw bezoekers uw pagina voordat ze betalen. Vertel dat vooraf in een zin, zodat ze niet schrikken van een andere omgeving, en zorg dat de naam en de datum daar hetzelfde zijn als op uw pagina.

Een programma is een lijst waarin iemand iets wil vinden: wie speelt er, wanneer, waar. Dat vraagt om een overzicht.

• Per dag, per uur of per plaats. Kies de indeling waarmee bezoekers hun dag plannen. Duurt het evenement meerdere dagen, laat ze dan per dag kijken.

• Naam, uur en plaats als tekst. Een affiche met alle namen is mooi, maar zoeken in een afbeelding lukt niet.

• Vermeld wat nog volgt. Is het programma nog niet rond, zet er dan bij wanneer het volgt. Een lege pagina zonder uitleg laat de bezoeker raden.

• Laat wijzigingen zien. Valt een optreden weg of verschuift een uur, pas het programma dan aan en zet erbij dat het gewijzigd is.

Een eenvoudig evenement heeft maar een korte beschrijving nodig: wat, wanneer en voor wie. Forceer dan geen programma dat er niet is.

Praktische vragen kunt u op de pagina beantwoorden, dan hoeft u ze niet per mail of telefoon af te handelen. Denk aan:

• het adres, met een kaart of een routebeschrijving

• hoe men er komt: te voet, met de fiets, met het openbaar vervoer of met de auto, en waar men kan parkeren

• de openingsuren en vanaf wanneer men binnen kan

• wat bezoekers mogen meenemen en wat niet

• wat er gebeurt bij slecht weer, als dat meespeelt

• een contactadres voor vragen die u niet voorzag

Een lijst met veelgestelde vragen werkt goed omdat een bezoeker er snel iets in vindt. Schrijf de vragen zoals mensen ze stellen, en begin met de vragen die u de laatste keer het vaakst kreeg.

U kunt er niet van uitgaan dat een bezoeker uw pagina op een groot scherm opent. Een link in een bericht of een zoekresultaat wordt ook onderweg geopend, op een telefoon, soms met een trage verbinding. Ontwerp daarom eerst voor het kleine scherm en kijk daarna wat er op een groot scherm bij kan.

• Datum, plaats en knop staan in beeld zonder dat men hoeft te scrollen of in te zoomen.

• De knop is groot genoeg om met een duim te raken, en ligt niet vlak naast een andere knop.

• Afbeeldingen zijn niet zwaarder dan nodig. Een pagina die traag laadt, kan bezoekers kwijtraken voordat ze iets gelezen hebben.

• Het formulier is kort. Op een telefoon is elk veld dat men moet intikken, een drempel.

Test het zelf: open de pagina op uw telefoon, ver van uw wifi, en probeer in een paar seconden te zeggen wanneer en waar het evenement is en wat u nu moet doen.

Vraag alleen wat u nodig heeft om de aanmelding te verwerken: een naam, een e-mailadres en, als het voor uw organisatie telt, het aantal personen. Elk extra veld kan een reden zijn om af te haken. Vraagt u iets omdat het handig zou kunnen zijn, schrap het dan en vraag het later per mail aan wie komt.

Beslis ook vooraf wat er gebeurt als een evenement vol zit. Sluit u de aanmelding, zet u bezoekers op een wachtlijst of verwijst u ze door naar een volgende editie? Staat dat nergens, dan blijven mensen zich aanmelden voor iets dat niet meer kan.

Moet er betaald worden, dan komt er een apart onderdeel bij, met eigen keuzes over de betaalmethode, annulering en terugbetaling. Bespreek dat los van de pagina zelf: het komt er niet vanzelf bij.

Keert uw evenement terug, dan staat u voor een keuze. U kunt één vast adres hergebruiken en het per editie bijwerken, of voor elke editie een nieuwe pagina maken. Een vast adres is eenvoudig te onthouden en wie een oude link bewaarde, komt op de actuele pagina uit. Een apart adres per editie laat u het verleden bewaren, maar vraagt dat u daar iets mee doet: de oude pagina moet duidelijk zeggen dat ze over een vorige editie gaat.

Een tussenweg: één vast adres voor de komende editie en een archief met de vorige edities op een eigen plek. Kies wat past bij hoe vaak u het evenement organiseert en of bezoekers terug willen kijken. Wat u ook kiest, zorg dat een oude link nooit op een foutpagina eindigt.

Hieronder staat wat de case zelf zegt over de website van Bastionfestival.

Bastionfestival wilde zijn oudere website vervangen door een nieuwe die snel laadt en technisch eenvoudig blijft. Bezoekers moeten er het programma en de praktische informatie vlot vinden. Wie via een oude link of een zoekresultaat binnenkomt, mag niet op een foutpagina belanden.

Dit staat op de nieuwe site: het programma, praktische informatie, de sponsors, het kinderdorp, een archief, veelgestelde vragen en een pagina voor vrijwilligers. Vrijwilligers melden zich aan via een formulier. Er is een doorverwijzing van de adressen van de oude site naar de nieuwe pagina's, voor bezoekers en voor zoekmachines. De foto's staan klaar in een licht formaat en in meerdere groottes, zodat een telefoon geen onnodig groot beeld ophaalt. Bezoekersstatistieken lopen pas als de bezoeker toestemming geeft.

Meer leest u in de case Bastionfestival.

Een pagina die nog "koop nu uw ticket" zegt voor een evenement dat voorbij is, is verwarrend en gemakkelijk te vergeten. Doe na het evenement een paar dingen:

• Haal de actie weg of vervang ze. Een ticketknop of aanmeldformulier voor een evenement dat voorbij is, moet verdwijnen.

• Meld dat het voorbij is. Zet bovenaan dat het evenement heeft plaatsgevonden, zodat niemand dat moet afleiden uit de datum.

• Geef een nieuwe volgende stap. Een inschrijving op een nieuwsbrief, een melding over de volgende editie of een link naar het archief.

• Bedank en laat beeld zien. Foto's of een korte terugblik passen hier, en ze bewaren iets voor wie er niet bij was.

• Laat oude adressen werken. Verhuist een pagina, stuur dan het oude adres door naar het nieuwe, zodat een bewaarde link niet stukloopt.

Plan dit vooraf. Zet in uw draaiboek wie na het evenement de pagina aanpast en wanneer, anders blijft ze maanden staan zoals ze was.

Voor een evenement is niet altijd een website op maat nodig. Een eenvoudige oplossing volstaat vaak wanneer:

• het evenement eenmalig is of klein blijft

• er geen programma is dat vaak verandert

• u de aanmeldingen zelf vlot per mail kunt afhandelen

• het evenement zich vooral binnen uw eigen kring afspeelt, waar u de mensen al kent

Dan kan één pagina met de vijf antwoorden van het begin, een aanmeldformulier en een contactadres genoeg zijn. Bestaat er al een pagina bij het loket of het platform waar u tickets verkoopt, dan kan die pagina ook volstaan. Heeft u al een eigen website, zet er dan een verwijzing naar het evenement op.

Een eigen pagina loont wanneer het evenement terugkeert, wanneer u een eigen plek wilt waar alles samenkomt, of wanneer bezoekers vaak dezelfde praktische vragen stellen. Dan werkt het om de informatie zelf in handen te hebben en ze bij elke editie bij te werken.

Een pagina is voor de bezoeker. Voor wie het evenement organiseert, komt er achter de schermen veel bij: artiesten en contracten, sponsors, leveranciers, crew, vrijwilligers en budget. Wie dat in losse bestanden bijhoudt, kan tegen verschillende versies en dubbel werk aanlopen. Wat een toepassing daarvoor kan betekenen, leest u in het artikel een festival of evenement beheren in één applicatie. Een website en zo'n toepassing zijn twee verschillende dingen: de website toont, de toepassing beheert.

Wilt u een website voor uw evenement, dan leest u op de pagina websites wat we bouwen. Het CMS van synqo levert per site een sitemap, schema.org-gegevens en redirects mee, en pagina's bouwt u met blokken.

Het eerste gesprek is een gratis verkennend gesprek. U vertelt wat voor evenement het is, hoe vaak het terugkeert en wat een bezoeker moet kunnen doen. Kan het evenement toe met een eenvoudiger oplossing, dan komt dat in het gesprek ook aan bod. Heeft u toch een eigen website nodig, dan staat in de offerte met een vaste prijs wat erin komt en wat niet.