Website-onderhoud: wat is inbegrepen en wat kost het?

Onderhoud is het werk dat na de livegang komt. Uw website draait op software, die software krijgt nieuwe versies, en ook uw bedrijf verandert: een nieuw aanbod, andere openingsuren, een collega die erbij komt. Onderhoud zorgt dat uw website daarmee gelijke tred houdt.

In een onderhoudsafspraak komt u vier soorten werk tegen:

Let op het woord "klein". Een tekst of een foto vervangen is klein. Een nieuwe soort pagina, een extra taal of een koppeling met uw boekhouding is een nieuw stuk werk, ook als het aanvoelt als een aanpassing. Spreek af waar die grens ligt, dan staat u achteraf niet voor een verrassing.

Hosting en een domeinnaam horen er strikt genomen niet bij. Hosting is de plek op een server waar uw website draait, de domeinnaam is het adres. Onderhoud gaat over de website zelf. Toch hangen de drie samen: een server krijgt ook nieuwe versies, en een website die daar niet op voorzien is, kan op een dag niet meer mee.

Reken met twee soorten kosten. De eerste houdt uw website online: hosting en een domeinnaam. De tweede is het werk aan de website zelf.

De bedragen voor hosting en domein van synqo staan op de pagina prijzen, excl. btw en jaarlijks geïndexeerd. Welk pakket bij uw website past, volgt uit de omvang van de site en het verkeer dat u verwacht. Meer over hosting en domein leest u op de pagina hosting en domeinnamen.

En het onderhoud zelf? Daarvoor staat bij synqo geen vast bedrag op de site. Wat bij uw website inbegrepen is, staat in het voorstel, en we overlopen het samen in het gesprek. Zo weet u vooraf wat erin zit en wat apart komt.

Vergelijkt u voorstellen van verschillende partijen, dan komt u onderhoud in een paar vormen tegen:

• Een vast bedrag per maand of per jaar voor een afgesproken pakket. Dat geeft rust, op voorwaarde dat zwart op wit staat wat erin zit.

• Een aantal uren dat u naar behoefte gebruikt. Handig als u regelmatig iets wilt laten wijzigen. Vraag wat er gebeurt met uren die u niet opgebruikt.

• Per opdracht, telkens met een eigen prijs. Dat past bij een website die weinig verandert, zolang iemand de updates opvolgt.

Geen van die vormen is per definitie goedkoper. Reken uit wat u over een paar jaar in totaal betaalt en wat u daarvoor krijgt. Wat een website kost met de bouw erbij, leest u in wat kost een website laten maken. Alle richtprijzen staan op de pagina prijzen.

Bij een website zijn meestal drie partijen betrokken. Soms doet één partij twee van die taken, of alle drie:

• U houdt de inhoud bij: teksten, foto's, nieuws, openingsuren en de vragen die klanten stellen.

• Het bureau of de ontwikkelaar houdt de software van uw website bij en doet de aanpassingen die u zelf niet kunt.

• De hoster zorgt voor de server waarop uw website draait.

Bij synqo kunnen hosting, domeinnaam en onderhoud bij ons blijven. Dan heeft u één aanspreekpunt voor uw website, in plaats van losse leveranciers die naar elkaar kunnen wijzen.

De inhoud blijft uw werk, en dat is goed nieuws: niemand kent uw aanbod beter. Een nieuwe website bouwt synqo op het eigen CMS, met een Nederlandse handleiding in het beheer, zodat u teksten, beelden en pagina's zelf aanpast. Bij Maikoi, een koihandelaar in Kinrooi, werkt de eigenaar zo zelf de teksten, foto's en nieuws bij, zonder telkens een webbouwer in te schakelen.

Belangrijk is vooral dat elk deel van het werk een naam heeft. Een website zonder afspraak over updates heeft voor die taak geen eigenaar, en dan blijft ze vaak liggen.

Op de eerste dag merkt u niets. Een website die u laat liggen, gaat niet meteen stuk. Hij veroudert stilletjes, en dat kost u op verschillende manieren:

• Bekende lekken blijven open. Is een lek eenmaal bekend, dan kan iedereen het opzoeken. Wie de oplossing niet installeert, blijft er kwetsbaar voor.

• Een kleine update wordt een grote ingreep. Hoe langer u wacht, hoe meer versies u moet inhalen. Soms passen de onderdelen dan niet meer op elkaar en moet er meer herbouwd worden dan nodig was.

• De server schuift door. Ook de software op de server krijgt nieuwe versies. Een website die al jaren niet bijgewerkt is, draait daar op een bepaald moment niet meer op.

• Fouten vallen niemand op. Een formulier dat geen mails meer verstuurt of een link die nergens naartoe gaat: zonder controle merkt u het pas als klanten het melden, of helemaal niet.

• Uw inhoud spreekt uw bedrijf tegen. Een oude prijs, een medewerker die al vertrokken is of een aanbod dat u niet meer heeft, doet een bezoeker twijfelen.

Achterstallig onderhoud inhalen is meer werk dan bijblijven. Bent u van plan uw website binnenkort te vernieuwen, bespreek dan of het nog zin heeft de oude bij te werken, of dat u het beter meteen meeneemt in het nieuwe project.

Een goede afspraak begint met duidelijke antwoorden. Leg deze vragen voor aan elke partij met wie u praat, en vraag de antwoorden op papier:

1. Wat valt onder onderhoud, en wat uitdrukkelijk niet?

2. Wie voert de updates uit, en wordt de website daarna nagekeken?

3. Bij wie meld ik een probleem, en hoe verloopt dat?

4. Wat telt als een kleine aanpassing, en wat kost een wijziging die daarbuiten valt?

5. Staan hosting en domeinnaam los van het onderhoud, en hoe worden die prijzen aangepast?

6. Kan ik zelf teksten en beelden aanpassen, en krijg ik daar uitleg bij?

7. Op wiens naam staat de domeinnaam?

8. Wat gebeurt er met mijn website en mijn gegevens als ik ooit van partner verander?

De laatste twee vragen lijken ver weg, maar ze bepalen hoe vrij u later bent. Staat uw domeinnaam op naam van uw bedrijf, dan neemt u uw adres mee. Hoe zo'n verhuizing verloopt, leest u in van hoster veranderen zonder uw website of mail te verliezen.

Twee voorstellen met hetzelfde bedrag kunnen heel verschillend zijn. Leg ze naast elkaar op deze punten:

Krijgt u op een van deze punten geen duidelijk antwoord, vraag het dan opnieuw voor u tekent. Een lager bedrag met een vage omschrijving kan later duurder uitvallen.

Ook met een goede afspraak blijft u de eerste die iets ziet. Plan een vast moment om uw eigen website te bekijken zoals een klant dat doet:

• Stuur uzelf een bericht via uw contactformulier en kijk of het aankomt.

• Open uw website op uw telefoon en klik op de knoppen die klanten het vaakst gebruiken.

• Lees uw openingsuren, prijzen en teampagina na.

• Noteer wat u opvalt en geef het in één keer door, in plaats van in losse mails.

Twijfelt u wat uw website nodig heeft, of wilt u weten wat onderhoud bij synqo inhoudt voor uw situatie? Plan een gratis verkennend gesprek; dan bekijken we samen uw website en wat erbij hoort.